Fertige Systeme.
In Wochen live,
nicht in Monaten.

Alle Kundenanfragen laufen strukturiert ein, werden automatisch getrackt, zugewiesen und bearbeitet. E-Mail-Chaos gehört der Vergangenheit an.

• — Strukturierte Erfassung aller Anfragen
• — Automatisches Routing und Statustracking
• — Benachrichtigungen und Eskalationsregeln
• — Kundenseitiges Statusportal

Geeignet für: Dienstleister, Steuerberatungen, Agenturen und Beratungsunternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen. Überall dort, wo Anfragen per E-Mail eingehen, manuell priorisiert und von Hand zugewiesen werden, und dabei regelmäßig Dinge zwischen den Stühlen fallen. AutoFlow Portal verbindet sich via Webhook mit Ihrem bestehenden E-Mail-Postfach; alle eingehenden Anfragen werden automatisch kategorisiert und dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen. Die Integration in bestehende Tools (Gmail, Outlook, Slack) erfolgt ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite. DSGVO-konform, EU-Server, rollenbasierte Zugriffsrechte inklusive. Einsatzbereit in 2 bis 3 Wochen.

Digitale Formulare mit mehrstufigen Genehmigungsprozessen, automatischer PDF-Generierung und revisionssicherem Archiv. Compliance-ready von Anfang an.

• — Mehrstufige Genehmigungsworkflows
• — Automatische PDF-Generierung
• — Revisionssicheres digitales Archiv
• — Digitale Unterschrift integriert

Geeignet für: Unternehmen mit papiergebundenen Genehmigungsprozessen: HR-Abteilungen, Einkauf, Compliance-Teams. Typische Anwendungsfälle: Urlaubsanträge, Bestellfreigaben, Eingangsrechnungen, Vertragsunterzeichnungen. Die digitale Unterschrift ist eIDAS-konform integriert; das Archiv erfüllt die Anforderungen der GoBD. Jeder Schritt im Genehmigungsprozess wird mit Zeitstempel protokolliert und ist revisionssicher abrufbar, für Steuerprüfungen, interne Audits oder ISO-Zertifizierungen. Papierlos in 4 Wochen ohne Änderung an bestehenden Abläufen.

Zentrales Operations-Board das Excel-Listen und E-Mail-Ketten ersetzt. Aufgaben, Deadlines, Rollen, Reporting in einem System, das Ihr Team tatsächlich nutzt.

• — Kanban, Listen- und Kalenderansicht
• — Rollenbasierte Zugriffsrechte
• — Automatische Deadline-Erinnerungen
• — Wöchentlicher Status-Report per E-Mail

Geeignet für: Teams zwischen 5 und 30 Personen, die aktuell mit Excel-Listen, WhatsApp-Gruppen oder E-Mail-Ketten als Projektmanagement arbeiten. TaskPilot ist bewusst einfacher als Jira oder Asana. Keine Einarbeitung nötig, kein Admin-Overhead. Drei Ansichten (Kanban, Liste, Kalender) decken unterschiedliche Arbeitsweisen ab. Slack-Benachrichtigungen bei Statusänderungen halten das Team automatisch im Bild. Der wöchentliche Status-Report per E-Mail ersetzt das manuelle Montagsmeeting. Kein SaaS-Abo auf Lebenszeit, sondern einmalige Investition, 12 Monate Betrieb inklusive.

Verbindet bis zu 5 bestehende Systeme automatisch. Daten fließen in Echtzeit zwischen CRM, ERP, Buchhaltung und Kommunikationstools. Kein manueller Export mehr.

• — Echtzeit-Synchronisation
• — Fehler-Monitoring und Alerts
• — Historische Daten-Nachsynchronisation
• — Bis zu 5 Systemverbindungen

Geeignet für: Unternehmen mit mehreren gewachsenen Systeminseln. Typisch: CRM, ERP, Online-Shop und Buchhaltungssoftware die nicht miteinander sprechen. Jede manuelle Datenpflege, jeder CSV-Export und jedes Kopieren zwischen Systemen ist eine potenzielle Fehlerquelle. DataSync Hub verbindet bis zu 5 Systeme via REST-API, GraphQL oder Webhook in Echtzeit. Konfliktauflösung, Fehler-Alerting und automatischer Rollback bei fehlgeschlagener Synchronisation sind integriert. Unterstützte Systeme: Lexoffice, Sevdesk, Shopify, HubSpot, Pipedrive, Salesforce und weitere auf Anfrage.

Vollautomatische Rechnungsstellung vom Angebot bis zur Mahnung. 3-stufiger Mahnlauf, automatischer Zahlungsabgleich, DATEV-kompatibler Export.

• — Angebots- bis Rechnungsautomatik
• — 3-stufiger Mahnlauf automatisch
• — Zahlungsabgleich per Bankverbindung
• — DATEV-Export für Steuerberater

Geeignet für: Handwerksbetriebe, Agenturen und Dienstleister mit wiederkehrenden Rechnungen und hohem Aufwand in der Debitorenbuchhaltung. InvoiceBot erstellt Rechnungen automatisch aus abgeschlossenen Aufträgen, verschickt sie per E-Mail und gleicht Zahlungseingänge via Bankverbindungs-API (Finapi/GoCardless) automatisch ab. Bei Zahlungsverzug startet der dreistufige Mahnlauf eigenständig, mit konfigurierbaren Fristen und Mahngebühren. Das ZUGFeRD-Format für E-Rechnungen (B2B-Pflicht ab 2025) ist integriert. DATEV-kompatibler Export für die direkte Übergabe an Ihren Steuerberater.

Maßgeschneidertes CRM nach Ihren Prozessen. Keine Kompromisse mit Off-the-Shelf-Software. Kontakte, Pipelines, Angebote, Reporting, API-Integrationen.

• — Vollständig auf Ihre Prozesse zugeschnitten
• — Pipeline-Management und Forecasting
• — API-Integrationen zu Bestandssystemen
• — 12-Wochen-Projekt, 4 Phasen

Geeignet für: Unternehmen für die Salesforce zu groß, HubSpot zu teuer und Excel zu fehleranfällig ist. Typisch: B2B-Dienstleister, Handelsunternehmen oder Beratungen mit komplexen Vertriebsprozessen. Das Custom CRM wird in vier Phasen à 3 Wochen gebaut: Anforderungsanalyse, Datenbankdesign, Entwicklung und Rollout. Der Tech-Stack (React, Supabase, EU-Server) gehört Ihnen. Kein monatliches SaaS-Abo, kein Vendor-Lock-in. API-Integrationen zu ERP-Systemen, Buchhaltung und Kommunikationstools sind inklusive. Sie sprechen während des gesamten Projekts direkt mit Cosmo Gräf, dem Entwickler der Ihr System baut.